Zarządzanie gabinetem stomatologicznym i jego finansami to klucz do sukcesu w prowadzeniu praktyki dentystycznej. Zwłaszcza w obecnych czasach, kiedy nieustannie rosną comiesięczne obciążenia praktyk, koszty samego procesu leczenia, a także wymagania pacjentów, niezbędne staje się zastosowanie efektywnych działań, które przyczynią się do zwiększenia opłacalności gabinetu stomatologicznego. Właściciele gabinetów to najczęściej lekarze dentyści, którzy umieją pomagać pacjentom lecząc zęby ale nie zawsze umieją liczyć koszty gabinetu, częściej sumują to, co płacą za wizytę pacjenci. Jednym z filarów sukcesu kliniki stomatologicznej jest dostosowanie cennika i warunków współpracy z lekarzami.
Jak stosować dobre praktyki rynkowe i jakie rozwiązania wdrożyć w gabinecie?
Co to jest rentowność usług stomatologicznych?
Posłużmy się przykładem z leczenia w gabinecie. Jeżeli usługa stomatologiczna trwa godzinę, a jej cena to 1000 zł, koszt stały czasu pracy to 300 zł/h, a koszt wynagrodzenia lekarza to 40% od kwoty, którą zapłacił pacjent = 400 zł to zysk gabinetu wynosi 1000 zł -300 zł - 400 zł =300 zł. Wtedy rentowność=(zysk / przychód) × 100% = 30%. To zyskowność nie do osiągnięcia dla przeciętnych gabinetów na rynku, które w większości osiągają 5-10 % rentowności. Jednocześnie średni obrót w wielu gabinetach o podobnym koszcie na godzinę jest dużo niższy co oznacza, że jeżeli pacjent przykładowo płaci 500 zł za wykonaną w ciągu godziny usługę, a dentysta wykonujący leczenie pobiera prowizję 200 zł, to dla właściciela gabinetu zostaje 0 zł.
Planowanie finansów
Pierwszy krok w kierunku zwiększenia rentowności obejmuje przejście na optymalne metody zarządzania i skuteczne planowanie finansów. Jako właściciel gabinetu na początek upewnij się, że możesz w oparciu o Twoje wpływy-czyli to, co zapłacili pacjenci za wizyty stomatologiczne- zaplanować opłacenie wynagrodzeń personelu średniego, zatrudnionych lekarzy, podatki wraz ZUS uwzględniając czas urlopów oraz L4 bez obaw, że miesiąc nie będzie rentowny. Jeżeli koszty pracy zatrudnionych pracowników przekroczą przychody z ich usług, jako szef praktyki dopłacisz do zobowiązań gabinetu. To ważne, aby Twoje zarządzanie gabinetem odbywało się świadomie z uwzględnieniem ograniczeń finansowych. Dokonuj regularnych przeglądów wydatków i zaplanuj swoje przychody w oparciu o dane z poprzednich miesięcy i realistyczne prognozy na kolejne tygodnie. Sprawdź, jaki średni obrót na godzinę wypracowują zatrudnieni u Ciebie specjaliści i dowiedz się, co wspiera ich w komunikacji z pacjentami oraz jakie metody leczenia sprzyjają oszczędnościom czasu i pieniędzy. Rozmawiaj z personelem bez presji na wyniki i bez oceniania ich pracy, mając na uwadze dobro pacjentów i umiejętności lekarzy.
Kalkulacja cen
Prowadząc praktykę dentystyczną i systematycznie podwyższając ceny zadaj sobie pytanie: "Czy sprawdzam cenniki konkurencji? Jakie ceny oferuje dentysta w Twojej okolicy? Czy kalkuluję ceny w oparciu o własne koszty?" Odpowiedź na ostatnie pytanie jest kluczowe w kontekście prowadzenia gabinetu stomatologicznego oraz pracy z pacjentami. Nie pytaj znajomych dentystów, jak kalkulują ceny bo każdy gabinet ma inne obciążenia. Policzenie Twoich kosztów da Ci lepszy obraz wartości każdej procedury. Dowiedz się, czy Twój cennik jest dobrze skalkulowany i przede wszystkim sprawdź, ile kosztuje Cię godzina pracy gabinetu. Możesz to łatwo policzyć dzieląc comiesięczne koszty stałe Twojego gabinetu przez liczbę przepracowanych godzin. Wynik to koszt Twojego czasu pracy. Dla jednostanowiskowego gabinetu to często 160-180zł na godzinę, dla 2 stanowiskowego to 240-280 zł na godzinę, a dla trzystanowiskowego i większych placówek koszt godziny pracy często zaczyna się od 350 zł-370zł, sięgając po podliczeniu zobowiązań nawet 200-300% kosztów jednoosobowej praktyki na godzinę.
Zatrudnianie personelu
Planowanie zatrudnienia powinno być przemyślanym procesem, który uwzględnia także motywację personelu medycznego. Jeśli planujesz zatrudnić lekarza, upewnij się jaką ma wizję leczenia pacjentów i jeżeli słyszysz o wielogodzinnych sesjach endodontycznych czy leczenia zachowawczego, policz czy to opłacalne przed podpisaniem umowy. Zastanów się, na ile zmian w miesiącu opłaca się Ci się zatrudnić lekarza. Powinieneś wyliczyć, czy zatrudniony lekarz przyniesie dochody, które pokryją jego wynagrodzenie, koszt pracy dodatkowych godzin asystentki oraz pozostałe koszty gabinetu, zwłaszcza koszt czasu pracy. Upewnij się także, że jego praca po opłaceniu powyższych kosztów przekłada się na zysk dla Ciebie jako właściciela. Każdy dodatkowy pracownik to kolejne role zespołowe do obsadzenia i dodatkowe obowiązki do wykonania przez Ciebie jako właściciela firmy w czasie wolnym od pracy z pacjentami lub w czasie odpoczynku.
Wynagrodzenia i prowizje
Każda higienistka czy lekarz powinien mieć jasno zdefiniowane zasady wynagradzania. Jeśli higienistka chce zarabiać 40-50% od kwoty higienizacji, najpierw policz, czy możesz tyle zapłacić. Negocjacje wynagrodzeń z pracownikami powinny być oparte na dokładnych kalkulacjach czasu usługi, kosztu stałego i kosztu zmiennego. Jak wyliczyć prowizję dla różnych specjalistów, takich jak chirurdzy, implantolodzy czy ortodonci? Pamiętaj, że każda prowizja powinna być uzależniona od generowanych przychodów oraz kosztów stałych i zmiennych. Często "rynkowe stawki od obrotu" płacone przez gabinety czyli przykładowo dla lekarzy stomatologii zachowawczej i endodontów 40%, stawki 50% dla chirurgów, implantologów i protetyków, a zwłaszcza 60% lub 70% dla ortodontów, po przeliczeniu na koszty prowadzenia działalności są kompletnie nieopłacalne i powodują, że jedynie lekarz wykonujący usługę wychodzi z realnie zarobionymi pieniędzmi z gabinetu. Właściciel dopłaca z droższych usług do tańszych, a najczęściej z własnej pracy do wynagrodzenia zatrudnionego pracownika, nie wiedząc przy tym ile zarabia na pracy swojej, a ile na poszczególnych osobach w zespole.
Optymalizacja usług i istota zarządzania gabinetem stomatologicznym
Regularnie analizuj, na których procedurach i na współpracy z którymi lekarzami zarabiasz, a na których tracisz oraz staraj się identyfikować złe praktyki, które mogą wpływać na zyski albo generować straty. Takimi praktykami są: zbyt małe obłożenie fotela czyli niepełne grafiki, zbyt długi czas wizyt w stosunku rekomendowanego czasu zabiegu stomatologicznego, pacjenci niepotwierdzani przed wizytą, niepojawiający się na wizytach lub odwołujący je w ostatniej chwili bez rekompensaty w postaci zapłaconego na poczet wizyty zadatku. Upewnij się, poprzez precyzyjne obliczenia, czy Twój cennik jest rentowny, które usługi przynoszą straty oraz bądź świadom, które z nich są najbardziej zyskowne. W ten sam sposób przeanalizuj współpracę z zatrudnianymi lekarzami i higienistkami. W trakcie analizy zwróć uwagę na to, jak urlopy, ciąże i L4 wpływają na opłacalność usług w miesiącu oraz w roku.
Zwiększenie satysfakcji pacjentów
Jednym z kluczowych elementów zwiększenia rentowności gabinetu stomatologicznego jest zadbanie o zadowolenie pacjentów. Zwiększającą się satysfakcję pacjentów poprzez dbanie o wysoką jakość usług oraz przyjazną atmosferę w gabinecie doceniają zarówno wieloletni klienci, jak i pracownicy. Przyjazny zespół oraz stosowanie dobrych praktyk rynkowych przyciąga nowych pacjentów i zachęca dotychczasowych do kontynuowania leczenia i rekomendowania go znajomym i rodzinie.
Wdrażanie rozwiązań w gabinecie
Istota marketingu wewnętrznego w gabinecie stomatologicznym polega na wdrażaniu rozwiązań, które poprawiają relacje przełożony-pracownik oraz mają na celu kreowanie pozytywnych doświadczeń pacjentów. Możesz znacznie polepszyć wyniki finansowe swojego gabinetu szybko poprawiając swoją efektywność poprzez odpowiednią optymalizację pracy i przemyślane zarządzanie personelem.
Podsumowanie
Prowadzenie gabinetu stomatologicznego wiąże się z wieloma wyzwaniami, ale z odpowiednimi strategiami oraz doświadczeniem w prowadzeniu biznesu można znacząco zwiększyć rentowność. Regularna analiza kosztów i przychodów, świadome zatrudnianie personelu, dbanie o rentowne rozliczenia oraz wysoka jakość usług to kluczowe elementy, które przyczynią się do finansowego sukcesu Twojego gabinetu. Dzięki efektywnemu zarządzaniu oraz stosowaniu dobrych praktyk rynkowych, stali pacjenci będą rekomendować Twoje usługi rodzinie i znajomym, a Twój gabinet zyska nowych pacjentów i zwiększy swoje przychody oraz zyski.
Związek Pracodawców Stomatologii został stworzony m.in. w celu rozpowszechniania wiedzy o działalności gospodarczej w obszarze stomatologii zarówno w dużych aglomeracjach oraz mniejszych miejscowościach. Prowadzimy współpracę w imieniu pracodawców i przedsiębiorców związanych z sektorem usług dentystycznych realizowanych przez podmioty lecznicze. Choć często występujemy jako konkurencja na lokalnych rynkach, łączy nas przekonanie, że współdziałanie i wspólne inicjatywy oraz kształtowanie rynku przyczyniają się do ogólnego rozwoju całej branży.
Zachęcamy do dołączenia do Związku poprzez formularz dostępny na stronie: https: //pracodawcystomatologii.pl / rejestracja/.
Autor: lek. dent. Aleksandra Deżakowska
Stomatolożka, współwłaścicielka podmiotu leczniczego i twórczyni oprogramowania Dent's Play do zarządzania finansami w gabinecie stomatologicznym, absolwentka studiów podyplomowych: Akademii Psychologii Przywództwa oraz AI i innowacje w zdrowiu; e-mail:
https://pracodawcystomatologii.pl/
https://www.facebook.com/zwiazekps
Artykuł opublikowany w numerze 6/2025 magazynu Nowy Gabinet Stomatologiczny. Zobacz pełny spis treści. Dowiedz się więcej - Nowy Gabinet Stomatologiczny.
Więcej ciekawych artykułów w "Nowy Gabinet Stomatologiczny" -zamów prenumeratę lub kup prenumeratę w naszym sklepie.
