Jak (prze)żyć z kasą?

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (obowiązującym od lipca 2010) kasy fiskalne od 1 maja 2011 będą musiały znaleźć się gabinetach lekarzy - tych, którzy rozpoczęli działalność w 2011 roku, a obrót z ich działalności przekroczył 20 tysięcy złotych oraz tych, którzy rozpoczęli działalność przed 2010 roku, a obrót z ich działalności przekroczył w poprzednim bądź bieżącym roku 40 tysięcy złotych. Ważne: ten limit dotyczy tylko sprzedaży na rzecz osób fizycznych (prywatnych). Jeśli rozliczamy się fakturami, to tego obrotu nie wlicza się w limit. Bardzo ważne jest, aby podatnik kontrolował obrót z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności. Dlatego powinien prowadzić dodatkową ewidencję sprzedaży z dokładnym podziałem na dni.

Wymagania kasowe

Zakupienie kasy fiskalnej pociąga za sobą różne czynności urzędowe: Model kasy musi spełniać warunki i kryteria techniczne (określone decyzją ministra finansów), aby możliwe było uzyskanie ulgi na zakup kasy. Liczbę kas rejestrujących i miejsce (adres) ich używania należy zgłosić do urzędu skarbowego (należy to zrobić przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania). Urząd skarbowy nadaje kasie numer ewidencyjny, który powinien być naniesiony na urządzenie w sposób trwały i widoczny oraz zapisany w książce kasy. Brak zgłoszenia do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od fiskalizacji urządzenia będzie grozić nałożeniem kary. Należy dokonać fiskalizacji kasy w serwisie – serwisant jednorazowo inicjuje pracę modułu fiskalnego poprzez trwały zapis numeru NIP podatnika do modułu fiskalnego. Fiskalizacja powoduje natychmiastowe przełączenie kasy w tryb fiskalny – od tej pory raporty dobowe, które zawierają sprzedaż dzienną, są zapisywane do pamięci fiskalnej. Uwaga! Fiskalizacji wolno dokonać jedynie uprawnionemu serwisantowi na wiosek osoby, która użytkuje kasę. W trakcie ufiskalniania zostaje wpisany numer unikatowy, który nadaje producent.

Trzeba też zgłosić kasę do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania jej numeru ewidencyjnego (mamy na to tydzień od dnia fiskalizacji urządzenia). Numer ewidencyjny musi znajdować się na obudowie kasy. Jest on identyczny z numerem książki kasy i nie może być przypisany innym urządzeniom. Lekarz musi posiadać kasę fiskalną również, gdy prowadzi działalność poza stałym adresem jej wykonywani (w miejscu wezwania). Na rynku dostępne są małe przenośne kasy. Jeśli nie zaczniemy stosować kasy rejestrującej w terminie określonym przez przepisy, narażamy się na sankcje karne skarbowe, które są takie same jak przy nieprawidłowościach w prowadzeniu księgi podatkowej. Odpowiadamy za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe – nie tylko z powodu niezakupienia kasy, ale również dlatego, że nie dopełniliśmy obowiązku ewidencjonowania przychodów przy użyciu kasy. W sytuacji, gdy lekarz jest również podatnikiem VAT (to nie dotyczy lekarzy, którzy świadczą jedynie usługi medyczne), a nie posiada kasy fiskalnej, może zostać dodatkowo obciążony karą za to, że nie opłacił podatku VAT. Grzywna za wykroczenie skarbowe wynosi od 131,70 do 26 340 złotych. Jeśli w sprawie o wykroczenie skarbowe zaczęto prowadzić postępowanie mandatowe, to górna granica grzywny, nałożonej mandatem nie ma prawa być wyższa niż podwójna wysokość minimalnego wynagrodzenia (dziś jest to 2634 zł). Jeśli ma miejsce przestępstwo skarbowe, to te kwoty są znacznie wyższe.

Jak wybrać kasę?

Przed zakupieniem kasy warto się zastanowić, w jakich sytuacjach będzie nam kasa potrzebna (np. czy będzie wystawiona na różne warunki atmosferyczne, czy potrzebujemy obrotowego wyświetlacza klienta, czy będzie korzystać z niej pojedyncza osoba, czy potrzeba, aby kasa mogła być częścią całego systemu komputerowego, a także ile pieniędzy możemy na nią wydać. W zależności od potrzeb i sytuacji klienta są na rynku kasy fiskalne oraz drukarki fiskalne - oba typy mogą być przenośne lub stacjonarne. Warto sprawdzić, czy drukarka posiada opcje dwuwalutowości lub wielowalutowości (co jest dość istotne przy nadchodzącej zmianie na euro) oraz opcję elektronicznego paragonu. Korzystanie z opcji elektronicznych paragonów pozwala na oszczędność papieru, nie trzeba przechowywać tradycyjnych kopii, a dużą ilość danych można przechowywać na Informatycznym Nośniku Danych (karcie SD/SDHC). Na 2GB można zapisać zawartość co najmniej 3330 standardowych rolek papieru(!). Kolejną zaletą jest szybki i łatwy dostęp do zarchiwizowanych danych – można zarchiwizować dane na innych nośnikach w dowolnej ilości. Warto też przemyśleć, jakich dodatkowych funkcji potrzebujemy, np. kontroli banknotów albo wejścia USB. Przed zakupem powinniśmy się zastanowić, czego bardziej potrzebujemy: kasy fiskalnej czy drukarki fiskalnej. Podstawową różnicą jest możliwość drukowania faktur VAT przez drukarkę fiskalną.

Kolejną kwestią jest decyzja, do jakiego rodzaju usług kasa ma słuzyć – czy potrzebujemy prostej kasy przenośnej z podstawowymi funkcjami, czy np. skomplikowanej do złożonych operacji z możliwością podłączenia do systemu komputerowego. Kasa fiskalna to kompletny system służący do rejestrowania sprzedaży, który potrafi samodzielnie pracować. Baza towarów i usług (PLU) umieszczona jest w środku kasy fiskalnej. Zanim przystąpimy do uruchomienia cyklu sprzedaży, trzeba zafiskalizować kasę i odpowiednio zaprogramować całą bazę towarów i usług (PLU). Drukarka fiskalna zawsze współpracuje z zewnętrznym systemem sprzedażowo- rozliczeniowym (nie jest urządzeniem samodzielnym). Zbiera informacje o obrocie handlowym i rejestruje je w pamięci fiskalnej. Zewnętrzny system sprzedażowo-rozliczeniowy to zazwyczaj komputer z odpowiednim dla danej branży oprogramowaniem. Baza towarów i usług (PLU) jest kompatybilna z oprogramowaniem, które zainstalowano na komputerze. Wygodnym rozwiązaniem jest połączenie drukarki fiskalnej i oprogramowania komputerowego. Połączenie złożonych funkcji w programie, które analizują i raportują, z bazą informacji umieszczoną na nośniku danych w drukarce fiskalnej, umożliwia sprawne zarządzanie firmą. Warto też wspomnieć o jeszcze jednej istotnej funkcji w drukarce fiskalnej: możliwości wystawiania faktur VAT. Pamiętajmy, że przed rozpoczęciem sprzedaży, w której wykorzystamy drukarkę fiskalną, należy ją zafiskalizować.

Propozycje kas na rynku

Na polskim rynku istnieje kilka firm, które oferują produkty na podobnym poziomie: Sharp, Elemis, Posnet (laur klienta 2010, 2007, 2006) Elcom, Novitus, Elzab (4 złote medale MTP INFOSYSTEM, godło „Teraz Polska”, przedsiębiorstwo Fair Play, 4 medale europejskie w edycjach dla wyrobów). Najtańsze, najprostsze, przenośne i małe kasy można kupić już za ok. 1100 zł + VAT. Produkty wartości tego rzędu oferują firmy: Elcom – model Euro 500T, Posnet- model Bingo. Za ok. 1200 zł +VAT można kupić kasy: Novitus Mała, Novitus Bravo, Nano E Med czy np Posnet Mobile. To lekka, przenośna kasa z gwarancją do 3 lat. Posiada elektroniczną kopię, wydajny akumulator wewnętrzny i obudowę zaprojektowaną specjalnie dla lekarzy. I co ważne: współpracuje z terminalem do obsługi kart płatniczych. Bardzo tania jest kasa Elzab Mini. W cenie promocyjnej można ją kupić nawet za 940 zł. Ta kasa otrzymała Medal Europejski dla kasy, który przyznają Komitet Integracji Europejskiej i Business Centre Club. Wśród jej zalet można wymienić: łatwy odczyt zapisu elektronicznego, szybką wymianę papieru (tzw. easy load), pyłoszczelną klawiaturę oraz możliwość przygotowania raportów rozliczających. Z kolei plusy kasy Posnet Mobile to: bardzo mały rozmiar, wielowalutowość, zasilanie sieciowe (a także z instalacji samochodu), możliwość elektronicznej kopii paragonu. Ciekawą propozycją jest też kasa fiskalna Posnet Bingo. Przeznaczona do niewielkich placówek, z możliwością drukowania oryginału i kopii paragonu. To urządzenie dwustacyjne, ma dość czytelne klawisze, opcję wielowalutowości i szybki mechanizm drukujący. Jest prosta w obsłudze i łatwo w niej wymienić papier. Interesującą pozycją na rynku, pośród małych drukarek, jest Posnet Temo – maleńka, przenośna, do niewielkich placówek, z wytrzymałą baterią oraz z opcją komunikacji bezprzewodowej Bluetooth. Już za ok. 1200 zł + VAT można kupić kasę, która ma możliwość podłączenia do sieci komputerowej. Przykładem takiej kasy jest Elzab Jota – do jednego komputera można podłączyć aż 8 kas.

Wszystkie firmy posiadają również oferty bardziej skomplikowanych urządzeń (ceny od 2000 do 35000 zł +VAT) np.: firma Elcom (różne wersje kas o nazwie Euro w cenie do 2000zł.) albo firma Sharp.

Jak uzyskać zwrot pieniędzy za kasę fiskalną?

Aby skorzystać ze zwrotu pieniędzy z Urzędu Skarbowego za zakup kasy fiskalnej (dotyczy płatników, którzy nie są VAT-owcami lub są zwolnieni od podatku ze względu na małe dochody) należy: złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego pisemne zawiadomienie o instalowanych kasach, podać ich ilość, adresy instalacji (policzyć również kasy rezerwowe). Zawiadomienie musi być złożone przed rozpoczęciem ewidencjonowania;

wykonać w terminie fiskalizację kasy;

złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego wypełniony formularz zgłoszenie kasy (w ciągu 7 dni od fiskalizacji);

przedłożyć w Urzędzie Skarbowym oryginał faktury potwierdzającej nabycie kasy wraz z dowodem zapłaty całej należności;

Rozliczyć wydatek w deklaracji podatkowej lub wystąpić o zwrot do Urzędu Skarbowego.

Urząd przekazuje odpowiednią kwotę na rachunek bankowy podatnika w ciągu 25 dni od daty złożenia przez niego wniosku. Należy pamiętać, że ulga może zostać wycofana, jeżeli w ciągu 3 lat podatnik wyrejestruje urządzenie fiskalne. Podatnik, będący płatnikiem VAT, może odliczyć ulgę z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego w deklaracji VAT. Przed rozpoczęciem użytkowania kasy warto wiedzieć, co zrobić w przypadku awarii, jakie są obowiązki właściciela kasy oraz jak wygląda kontrola Urzędu Skarbowego. W sytuacji awarii urządzenia należy zaprzestać prowadzenia sprzedaży do czasu całkowitego usunięcia przyczyn awarii. Warto mieć kasę rezerwową. Awarię należy zgłosić firmie sprawującej serwis tego urządzenia (dane kontaktowe serwisu znajdują się w książce serwisowej urządzenia).

Kasowe obowiązki

Do obowiązków użytkownika kasy fiskalnej należą: wydawanie kupującemu oryginałów paragonu; wykonanie raportu dobowego fiskalnego (na koniec dnia sprzedaży, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia); wykonanie miesięcznego fiskalnego raportu okresowego (na koniec miesiąca); oddawanie do przeglądu technicznego kasy (raz na 24 miesiące); przechowywanie raportów przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone oraz kopii paragonów (przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane). Warto pamiętać, że urządzenie fiskalne może dokonywać również raportów - okresowych rozliczeniowych, zmianowych, wpłat do kasy, wypłat z kasy, stanu kasy, serwisowych, zmiany stawek PTU, zmiany czasu; statystyk: sprzedaży (ilościowo – wartościowych), form płatności i rabatów / narzutów.

Za użytkowanie kasy niezgodnie z przepisami grozi utrata prawa do odliczenia 90% wartości kasy, utrata prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług. Zostaje również nałożona grzywna do 180 stawek dziennych. Stawkę dzienną wylicza się na podstawie dochodów sprawcy, jego warunków osobistych, rodzinnych, stosunków majątkowych, możliwości zarobkowych. Stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części najniższego miesięcznego wynagrodzenia w czasie orzekania w pierwszej instancji, ani też przekraczać jej czterystukrotności. W czasie kontroli Urzędu Skarbowego pracownik urzędu sprawdza: stan techniczny kasy, nienaruszalność plomb, dobowy raport fiskalny, obsługę klienta (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty), zaprogramowania kasy, numer fabryczny, unikatowy i ewidencyjny (musi być umieszczony na obudowie kasy w widocznym miejscu), obecność książki serwisowej przy kasie.